ارتباط و ارتباطات موثر با مشتریان در خدمات پشتیبانی شبکه
خدمات پشتیبانی شبکه یکی از نیازهای اساسی بسیاری از شرکتها و سازمانها است. رشد روزافزون فناوری اطلاعات و نفوذ آن در تمام حوزههای کسبوکار سبب شده تا همۀ کسبوکارها اعم از تجاری، آموزشی، اداری، صنعتی و …. به پشتیبانی رایانه، نصب انواع تجهیزات آن و راهاندازی سرویسهای مرتبط با آن نیاز شدیدی پیدا کنند. پشتیبان شبکه باید سیستم را ارتقاء دهد و این کار نیاز به دانش روز و اطلاعات و آگاهی زیادی دارد.
یکی از اهداف راهاندازی شبکه در سازمانها، جلب رضایت مشتری است. رضایت مصرفکننده نهایی و مشتریان است که سود کسبوکار و بهرهوری آن را تضمین میکند. تمام سازمانها در حال فروش کالا یا خدمات خود هستند و امروزه این امر مهم توسط شبکهها صورت میگیرد. پس رضایت مشتری یکی از ارکان اصلی رشد و توسعه در هر کسبوکار است.
مرکز خدمات پشتیبانی شبکه آرتا معتقد است یکی از اهداف خدمات پشتیبانی شبکه این است که با ارائۀ خدمات و گزینههای موردنیاز مشتریان، رضایت حداکثری آنها را جلب کند. پشتیبان شبکه باید شبکه را به گونهای مدیریت کرده و ارتقاء دهد که رضایت مشتریان تامین گردد. در این مقاله قصد داریم دربارۀ ارتباطات موثر با مشتریان در خدمات پشتیبانی شبکه صحبت کنیم.
ما در این مقاله هم ارتباط موثر با سازمانها و شرکتها را به عنوان مشتری بررسی میکنیم و هم موارد رضایتمندی مصرفکننده نهایی را قید میکنیم. لطفا تا پایان مقاله ما را همراهی کنید.
چگونه خدمات پشتیبانی شبکه روی رضایت مشتریان تاثیر میگذارد؟
خدمات پشتیبانی شبکه به معنای فرآیندها و اقداماتی است که در نهایت بر روی رضایت مشتریان تاثیر میگذارد. در اینجا چند نمونه از این خدمات را بررسی میکنیم.
1. نظارت و مانیتورینگ شبکه
نظارت و مانیتورینگ شبکه منجر به بهبود عملکرد شبکه و افزایش امنیت آن میشود. عیبیابی مستمر شبکه به همراه بهینهسازی منابع سبب میشود تا سازمانها به کارایی بیشتری دست پیدا کنند و برای کاربر و مخاطب تجربۀ یکپارچهای ارائه دهند که این موضوع منجر به رضایتخاطر کاربر خواهد شد.
نظارت بر شبکه باعث میشود تا قبل از اینکه کاربر متوجه ایرادات سیستمی شود، سیستم عیبیابی شده و برای رفع آنها اقدام شود. افزایش بازدهی شبکه و بهینهسازی عملکرد آن که جزء مزایای مانیتورینگ به شمار میآیند، از جمله عواملی هستند که به صورت مستقیم و غیرمستقیم بر رضایت مشتری تاثیر میگذارند.
نظارت بر کارکنان
علاوه بر نظارت بر شبکه، نظارت بر کارکنان سازمان نیز امر بسیار مهمی است. ممکن است سازمان شما به گونهای باشد که کارمندان به صورت مستقیم با مشتری در ارتباط باشند. این ارتباط مستقیم بر تصویر ذهنی مشتری از برند شما تاثیر میگذارد. حتی ارتباطات غیرمستقیم کارمندان با مشتری نیز بر طرز فکر آنها نسبت به سازمان تاثیرگذار است. نظارت بر نحوۀ عملکرد کارکنان از نظر خدماتی که به مشتری ارائه میدهند و همچنین کارایی و بهرهوری بسیار مهم است.
نظارت بر کارکنان از لحاظ تامین امنیت شبکه نیز اهمیت دارد. درست است که دسترسی افراد مختلف نسبت به شبکۀ رایانه متفاوت است اما کارمندان ناراضی میتوانند نارضایتی خود را به کاربر انتقال داده و یا امنیت شبکه را به خطر بیندازند.
برای نظارت بر کارکنان بهتر است که اهداف و انتظارات را به صورت واضح تعیین کنید تا آنها بدانند که شما چه میخواهید. همچنین تماس مداوم با کارکنان و بهبود مهارتهای رهبری شما نیز میتواند سبب افزایش رضایت خاطر کارمندان شود. نقش رهبری شما باعث پیشرفت کارکنان شده و روحیۀ آنها را تقویت میکند و کارمند راضی و شاد، رضایت و شادمانی خود را به مخاطب انتقال میدهد.
البته نرمافزارهایی نیز برای نظارت بر کارکنان وجود دارد که برای بهبود کارایی و ردیابی معیارهای بهرهوری میتوانید از آنها استفاده کنید. به ویژه این ابزارها برای ردیابی کارکنان دورکار بسیار اهمیت دارند.
2. رفع فوری مشکلات شبکه و کارکنان
برای کاربر بسیار مهم است که به مشکلی برخورد نکند و در صورت بروز هرگونه مشکل به آسانی بتواند آن را رفع کند. این موارد سبب نارضایتی مشتریان میشود که با ارائۀ خدمات پشتیبانی شبکه از سمت یک پشتیبان معتبر میتوان این موارد را به حداقل رساند.
- بروز اختلالات اینترنت و پاسخگو نبودن شرکت
- پایین بودن سرعت شبکه و قطع و وصل شدن مداوم آن
- درست کار نکردن نرمافزارها و به تعویق افتادن کارها
- پراکندگی اطلاعات روی سیستم
- مشکل در ارسال و دریافت ایمیل
- ایمن نبودن شبکه و نگرانی کاربر از افشای اطلاعات شخصی
- از دسترس خارج شدن شبکه به دلیل بروز مشکلاتی مانند قطعی سرویس و یا خرابی
- بروز نبودن نرمافزارها
- کارمندان بیتجربه و آموزش ندیده که قادر به رفع مشکل کاربر نباشند
- وجود نداشتن پشتیبانی واکنشی که بر حل مشکلات فعلی و کنونی شبکه تمرکز داشته باشد
- عدم ارائۀ خدمات 24 ساعته و همچنین ارائۀ خدمات در 7 روز هفته بدون تعطیلی
- عدم اطمینان کاربر از دسترسی به خدمات پشتیبانی در هر زمان و هر مکان
- مدیریت نکردن پهنای باند شبکه که با ترافیک سنگین کند میشود و بهرهوری آن کاهش مییابد
- پشتیبانی نکردن از کاربر نهایی در زمان مواجهه با مشکلات فنی
تاثیر موارد مطرح شده بر رضایت مشتریان
تمام موارد مطرح شده میتوانند به صورت مستقیم و غیرمستقیم بر رضایت کاربران تاثیر بگذارند. مشتری راضی یکی از سرمایههای سازمان است که باید حفظ و نگهداری شود. مشتری راضی در صورتی که تبدیل به مشتری وفادار شود میتواند برای سازمان و کالاها و خدمات آنها تبلیغ رایگان انجام دهد. تبلیغ دهان به دهان که توسط مشتریان وفادار صورت میگیرد بهترین شیوۀ تبلیغات برای یک شرکت است. زیرا این شیوۀ تبلیغاتی هزینهای برای شرکت در برندارد ولی به راحتی مشتریان آن را چندین برابر میکند.
چنانچه کاربر به طور مداوم با انواع مشکلات فنی، در دسترس نبودن سایت، عدم دریافت خدمات پشتیبانی مناسب و بروز اختلالات گوناگون مواجه شود، به راحتی تبدیل به مشتری رقبای شما خواهد شد که خدمات پشتیبانی شبکه را بهتر از شما انجام میدهند و رضایت مشتری را بهتر از شما فراهم میکنند.
خدمات پشتیبانی شبکه با حفظ امنیت شبکه، پیشگیری از ایجاد خرابی و مشکلات فنی، بروزرسانی شبکه و حفظ اطلاعات آن بر رضایت مشتریان تاثیر میگذارند و رضایت مشتری منجر به افزایش سودآوری و بهرهوری برای سازمان میشود. البته خدمات پشتیبانی شبکه علاوه بر اینکه از طریق تامین رضایت خاطر مشتری بر سودآوری سازمان تاثیر میگذارند، با اقدامات پیشگیرانه جلوی بروز مشکلات جدی را که منجر به صرف هزینههای زیاد خواهد شد، میگیرند و این موضوع نیز به نوبۀ خود بر سودآوری سازمان تاثیر دارد.
چگونه خدمات مشتریان را بهبود ببخشیم؟
تعامل درست با مشتریان سبب میشود که این موضوع در ذهن مشتری باقی بماند و این ارتباطات موثر نشاندهندۀ هویت برند شماست.
حال که متوجه اهمیت خدمات پشتیبانی شبکه در برقراری ارتباط موثر با مشتریان و جلب رضایت آنها شدید، با ما همراه باشید تا در ادامه گزینهها و راهکارهایی را به شما عزیزان ارائه دهیم که سبب بهبود خدمات مشتریان شما شود.
بهترین روش در خدمات پشتیبانی شبکه برای ارتباط موثر با مشتریان این است که به درخواست آنها و حتی اعتراضات آنها پاسخ سریعی داده شود. به هر طریقی که مشتری اعتراض و مشکل خود را مطرح کند، شما باید تعاملات شخصیسازیشده ارائه دهید.
1. ارائۀ خدمات پشتیبانی 24 ساعته بدون تعطیلی
یکی از روشهای مهم برای ارتباطات موثر با مشتریان و همچنین بهبود خدمات آنها این است که در هر زمان و مکانی در دسترس باشید. ارائۀ پشتیبانی از سمت شما به صورت 24 ساعته و در تمام روزهای هفته باعث میشود که مشتری به شما اعتماد پیدا کند. مشکلات مربوط به شبکه باید سریع و فوری رفع شوند و خدمات پشتیبانی شبکۀ شما باید همیشه ارائه شود و در دسترس باشد.
چنانچه به ارتباط موثر با مشتریان خود اهمیت ندهید و رفع مشکلات آنها را به تاخیر بیندازید، به تدریج شرکت شما دچار رکود خواهد شد زیرا سرمایۀ اصلی خود را از دست داده و برای حفظ و نگهداری از آن تلاشی نکردهاید.
2. تمام افراد سازمان باید اطلاعات کافی دربارۀ محصولات و خدمات داشته باشند
کارمندان سازمان به ویژه تیم خدمات پشتیبانی شرکت باید اطلاعات کاملی دربارۀ سازمان و محصولات و خدمات ارائهشده داشته باشند تا بتوانند مشکلات مشتریان را که به صورت آنلاین یا تماس تلفنی مطرح میشود برطرف کنند. شرح دادن مزایای محصول، اطلاع از نحوۀ استفاده از محصول، شرایط مرجوع کردن محصول و خدمات جانبی و بسیاری مسائل دیگر جزء دغدغههای مشتریان است که باید توسط تیم پشتیبانی خدمات آگاه و حرفهای پاسخ داده شده و رفع شوند.
3. برای مشتریان ایمیل و یا پیامک شخصیسازیشده بفرستید
یکی از روشهای ارتباط موثر با مشتری این است که برای او پیامک و ایمیلهایی بفرستید که شخصیسازی شده باشند. منظور از ایمیل و پیامک شخصیسازی شده این است که پیام ارسالی با نام و نام خانوادگی مشتری شروع شود. افراد زمانی که اسم خودشان را در ابتدای ایمیل یا پیامک ببینند تمایل بیشتری برای باز کردن آن و مطالعۀ متن ارسالی نشان میدهند. ارسال خودکار ایمیل به مشتری میتواند از طریق سایت اتفاق بیفتد.
4. به بازخوردهای مشتریان توجه کنید
توجه به بازخوردهای مشتریان برای برقراری یک ارتباط موثر ضروری است. به پیشنهادات و انتقادات مشتری توجه کنید و به آنها نشان بدهید که نظرات و پیشنهاداتشان برای شما مهم است و رفع مشکلات آنها در اولویت است. نارضایتی مشتریان از مشکلاتی مانند قطعی شبکه، بروز مشکلات فنی، در دسترس نبودن پشتیبان شبکه و … میتواند آنها را دلسرد کند.
همچنین نارضایتی مشتریان از کیفیت محصول و خدمات دریافتی و عدم اطلاع از جزئیات استفاده از محصول نیز میتواند بر نظر آنها نسبت به برند شما تاثیر بگذارد. یکی از راههای ارتباط موثر با مشتریان این است که مدام با آنها تعامل داشته باشید. مشتری باید احساس کند که شما با او همدل هستید و برای رفع مشکلاتش ارزش قائلید.
5. مهارتهای خدمات مشتری را تقویت کنید
تیم خدمات مشتریان که به صورت آنلاین یا حتی حضوری فعالیت میکند باید بتواند با مشتری همدلی کند. انعطافپذیری و صبر بالا و تحمل خشم و عصبانیت مشتریان میتواند بر برقراری و تقویت ارتباطات موثر با آنها تاثیر بگذارد.
تیم خدمات پشتیبانی شبکه که به صورت آنلاین فعالیت میکند باید بتواند نسبت به مشکلات پیش آمده انعطافپذیر باشد و مشکلات مشتری را در اولین فرصت رفع کند. گوش دادن به سخنان و انتقادات مشتری باعث میشود که او احساس مهم بودن بکند.
6. تعامل بین تیم پشتیبانی و مشتری را افزایش دهید
بهتر است برای بازخوردگیری و تعامل با مشتری از ربات استفاده نکنید تا بتوانید تعامل موثرتری با او داشته باشید.
پشتیبان شبکه چگونه میتواند با مشتریان ارتباط موثر برقرار کند؟
پشتیبان شبکه برای برقراری یک ارتباط موثر با مشتری باید بتواند نیازهای آنها را در اولین فرصت برطرف کرده و به مفاد قرارداد عمل کند. ارائۀ خدمات پشتیبانی شبکه در صورتی که مطلوب و پسندیده باشد علاوه بر جلب رضایت خاطر سازمان و شرکت میتواند رضایت خاطر مشتری و کاربر نهایی را نیز فراهم کند.
در اینجا بیشتر به جلب رضایت سازمانها و شرکتها به عنوان مشتری میپردازیم. رضایت سازمان از خدمات پشتیبانی شبکه و برقراری ارتباط موثر با پشتیبان میتواند به صورت مستقیم و غیرمستقیم بر رضایت کاربر نهایی تاثیر بگذارد.
در این موارد به پشتیبانی شبکه نیاز است و در غیر اینصورت مشکلات زیادی برای مشتری و کاربر نهایی به وجود خواهد آمد.
1. زمانی که در نرمافزارها و سختافزارها مشکلی باشد
پشتیبانی نرمافزار شبکه یکی از خدمات پشتیبانی شبکه است که باید ارائه شود. نگهداری از نرمافزارها و پشتیبانگیری مداوم از اطلاعات موجود در آنها ضروری است. ایرادات احتمالی نرمافزارها باید به سرعت برطرف شود و اطلاعات و دادههای شرکت پشتیبانی و نگهداری شوند.
همچنین پشتیبانی سختافزاری شبکه نیز بسیار اهمیت دارد و بر رضایت مشتری تاثیرگذار است. نگهداری از تمام تجهیزات سختافزاری در حوزۀ فناوری اطلاعات و شبکه بسیار مهم است.
تجهیزاتی مانند سرورها، روتر، فایروال ، سوئیچ، سیستمهای اداری و حتی تجهیزات اداری از قبیل پرینتر و اسکنر و … باید به دقت محافظت شوند. تجهیزات سختافزاری شبکه باید نصب شده و ارتقاء داده شوند و به صورت مداوم عیبیابی شده و در صورت نیاز به تعمیر، مشکل آنها حل شود. تجهیزات شبکه باید به صورت آنلاین نظارت و مانیتورینگ شوند و به منظور پیشگیری از خرابی و مراقبت از آنها باید بازدیدهای دورهای از این تجهیزات به عمل بیاید.
خدمات پشتیبانی شبکه باید اطلاعات شبکه را مستندسازی کند و تمام تجهیزات و سرویسهای شبکه را به صورت شبانهروزی نظارت کند و به صورت تلفنی و از راه دور خدمات پشتیبانی خود را ارائه دهد. در این شرایط است که رضایت خاطر مشتری و حتی کاربر نهایی مصرفکننده فراهم خواهد شد.
2. تامین امنیت کامل دادهها و اطلاعات
تامین امنیت شبکه و پیشگیری از خطر حملات سایبری یکی از وظایف در خدمات پشتیبانی شبکه است که بر روی نظر مشتریان و کاربران تاثیر میگذارد. کاربر باید از حفظ حریم شخصی خود اطمینان داشته باشد. حتی درگاههای ایمیل نیز میتوانند راهی برای نقض امنیت باشند. امنیت شبکه باید تامین شود و از به خطر افتادن حساب ایمیل کاربران جلوگیری شود.
یکی از راههای ارتباط موثر با مشتریان در خدمات پشتیبانی شبکه این است که محیط امنی در اختیار آنها قرار بگیرد. چنانچه شبکه هک شود ممکن است برای کاربران و مصرفکنندگان نهایی ایمیلهای کلاهبرداری ارسال گردد و اقدام به جمعآوری اطلاعات شخصی آنها و سوءاستفاده از کاربران شود.
یکی از دلایل تاکید بر رضایت کارمندان سازمان در قسمتهای پیشین نیز جلوگیری از نقض امنیت شبکه است زیرا کارمند ناراضی چنانچه دسترسی به قسمتهای مختلف داشته باشد میتواند امنیت شبکه را به خطر بیندازد و از اطلاعات حساب بانکی و سایر اطلاعات شخصی مشتریان سوءاستفاده کند.
جعلی بودن درگاه پرداخت، یکی از راههای پی بردن به حملات سایبری است که بهتر است توسط سازمانها به مشتریان اطلاعرسانی شود. دامنۀ درگاه پرداخت در یک سایت ایرانی باید .ir باشد و چنانچه دامنههای دیگری باز شود نشانۀ جعلی بودن درگاه پرداخت و حمله سایبری است.
خطرات رایج امنیت شبکه شامل آلودگیهای بدافزارها و باجافزارها، دسترسیهای غیرمجاز، ارسال ترافیک ناخواسته و سوءاستفاده از آسیبپذیری شبکه هستند.
- اطلاعات پراکنده شبکه و سیستم جزء مواردی هستند که نیاز به خدمات پشتیبانی شبکه را آشکار میکنند. اطلاعات پراکنده سبب بیمیلی و در نهایت نارضایتی مشتری میشوند. انسجام در دادهها و اطلاعات شبکه باعث رضایت خاطر کاربر میشود. اطلاعات پراکنده سبب سردرگمی کاربر نهایی میشود.
4. کنترل دسترسی افراد به اطلاعات سازمان و شبکه
این مسئله نه تنها سبب افزایش امنیت شبکه میشود و خیال کاربر نهایی را از حفظ اطلاعات شخصیاش افزایش میدهد، بلکه جلوی بروز مشکلات احتمالی را هم میگیرد. دسترسی گسترده کارمندان و کاربران نهایی سبب بروز مشکلات زیادی میشود. هرچه دسترسی کاربر محدودتر باشد و از مراحل پیچیدهتر احراز هویت مانند احراز هویت دو مرحلهای استفاده شود، این موضوع علاوه بر افزایش امنیت سازمان از ورود کاربران جعلی نیز خودداری میکند و نظر مثبت کاربر را دربارۀ قانونمند بودن سازمان به همراه دارد.
5. افزایش سرعت شبکه
زمانی که سرعت شبکه کم است و مدام با قطعی شبکه مواجه هستید، زمان آن است که پشتیبان شبکۀ خود را عوض کنید تا خدمات پشتیبانی بهتری دریافت کنید. کم بودن سرعت سایت و قطعی مداوم آن باعث نارضایتی کاربران نهایی میشود و منجر به دلسردی و کنارهگیری آنها از سازمان شما خواهد شد.
6. پایش مداوم ترافیک شبکه
ترافیک شبکه یکی از مواردی است که توسط پشتیبان شبکه باید به صورت مداوم کنترل شود. چنانچه پشتیبان با حجم غیرعادی و بالای ترافیک مواجه شود باید به وقوع یک حملۀ سایبری مشکوک شود. ترافیک بالا ممکن است امنیت سایت را به خطر بیندازد.
اختصاص پهنای باند مناسب و مدیریت آن سبب میشود مدیران شبکه بتوانند چگونگی برخورد با انواع ترافیک توسط روترها و سوئیچها را تعیین کنند. گاهی اوقات ترافیک بالا ممکن است سبب از دسترس خارج شدن و قطعی لحظهای سایت گردد که این امر فرآیند ارتباط موثر با مشتریان را به خطر میاندازد.
ترافیک شبکه به دو دستل بلادرنگ و غیر بلادرنگ تقسیمبندی میشود. ترافیک بلادرنگ به ترافیکی میگویند که برای عملیات تجاری بسیار حیاتی و مهم است. برای مثال ترافیکی که در زمان ویدئو کنفرانس ایجاد میشود جزء ترافیک بلادرنگ است. این ترافیک باید با کیفیت بسیار بالا و همچنین در زمان مناسب تحویل داده شود. در غیر این صورت آسیب جدی به کسبوکار خواهد زد.
ترافیک غیر بلادرنگ به ترافیکی میگویند که اهمیت آن از نوع قبلی کمتر است. برای مثال به ترافیکی که به پروتکل انتقال فایل برای انتشار برنامههای ایمیل و انتشار در وب استفاده میشود ترافیک غیر بلادرنگ میگویند.
تجزیه و تحلیل ترافیک سایت و نظارت بر آن برای شناسایی تنگناها، پیدا کردن ایرادات و مشکلات پهنای باند، شناسایی سریع مشکلات امنیتی و برطرف کردن آنها و همچنین بهبود نظارت بر دستگاههای موجود در شبکه تاثیرگذار است.
سخن پایانی
در این مقاله دربارۀ ارتباط و ارتباطات موثر با مشتریان در خدمات پشتیبانی شبکه صحبت کردیم. ما این موضوع را از چند محور بررسی کردیم.
ابتدا به تاثیر خدمات پشتیبانی شبکه بر افزایش رضایت کاربران پرداختیم. منظور از کاربران هم میتواند سازمانها و شرکتهایی باشند که از خدمات پشتیبانی شبکۀ برخی مراکز استفاده میکنند و هم کاربر و مصرفکنندۀ نهایی مدنظر ماست. تکتک اقداماتی که در خدمات پشتیبانی شبکه صورت میگیرد بر رضایت سازمانها و در نهایت رضایت مشتریان نهایی تاثیرگذار خواهد بود. راهکارهایی که با انجام آنها در خدمات پشتیبانی شبکه، ارتباط موثری با مشتری برقرار خواهد شد، در این مقاله مطرح شد.
سپس راهکارهایی برای بهبود خدمات مشتریان ارائه دادیم و راهکارهایی برای برقراری ارتباط موثر بین پشتیبان شبکه و مشتریان مطرح کردیم. در این قسمت منظور از مشتری، سازمانها و شرکتهای دریافتکنندۀ خدمات پشتیبانی شبکه هستند و این ارتباط موثر به صورت مستقیم و غیرمستقیم بر رضایتخاطر مشتری نهایی تاثیرگذار خواهد بود.
مرکز خدمات پشتیبانی آرتا با سالها تخصص و تجربه در زمینۀ ارائۀ خدمات پشتیبانی شبکه به شما عزیزان کمک میکند تا از خدماتی بهرهمند شوید که در حوزۀ نگهداری شبکههای کامپیوتری ضروری هستند. این مرکز به صورت 24 ساعته و در تمام روزهای هفته آماده است تا چالشهای شما را برطرف کند. شما میتوانید از مشاورۀ فنی متخصصان آرتا و راهکارهای خلاقانۀ آنها نیز برای بهبود شبکۀ خود استفاده کنید.
یادتان باشد که دریافت خدمات مناسب برای پشتیبانی شبکۀ شما که از سمت یک مرکز معتبر و متخصص ارائه شده باشد میتواند چالشها و مشکلات شما را کاهش داده و بر رضایتخاطر مصرفکنندگان شما تاثیر بگذارد. شاید بهتر باشد که بگوییم یکی از راههای مهم و غیرقابل انکار در برقراری ارتباط موثر با مشتریان این است که خیالمان از بابت خدمات پشتیبانی شبکه راحت باشد تا چالشهای شبکۀ ما روی رضایت مشتریان تاثیر منفی نگذارد.